Jumat, 31 Maret 2017

KANTOR MAYA DAN PENGGUNAAN OTOMATISASI KANTOR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN : HAPZI, PROF. DR. MM

NAMA            : WAMRO ATUN
NIM                : 43215120287

Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi saudara tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.
Berikut adalah pendapat dari saya tentang kantor maya yang ada pada saat ini.
Fenomena utk e-commerce adalah: 
1. Kemudahan akses internet dan komunikasi data 
2. Kemudahan membuat aplikasi toko maya dan kemudahan pembayaran (financial technology)
Kedua fenomena tsb melahirkan ribuan start-up yang berlomba untuk sukses.
Toko maya akan terus bertumbuh, seiring persaingan efisiensi dan kemudahan teknologi. 
Keuntungan Dan Kerugian Kantor Maya
Keuntungannya
Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya. 
Kerugiannya
Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan mempengaruhi semangat kerja.
KeTegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai.

Jelaskan bidang aplikasi  Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini dan atau bagaimana dengan Sistem Informasi di kantor saudara implmentasi office Automation apa saja ?

Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu : 
Manajer
Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.
Profesional
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus
Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris
Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administratif
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan DO
  Aplikasi Otomatisasi Kantor
 Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah
2)      Video satu arah dan audio dua arah
3)      Video dan audio dua arah

Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.
Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Video Text
Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalahnya
Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan outpu
t tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu : 
Manajer
Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.
Profesional
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya
Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus
Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris
Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administratif
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan DO
  Aplikasi Otomatisasi Kantor
 Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Electronic Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah
2)      Video satu arah dan audio dua arah
3)      Video dan audio dua arah

Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.
Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Video Text
Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalahnya
Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan outpu
t tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar

kasus 12-4: Anita’s Apparel

NAMA                        : Wamro atun NIM                              : 43215120287 DOSEN                      :  Suharmadi, Drs. A...